Configurări Sistem

Acest modul permite administratorilor să configureze setările globale ale aplicației, inclusiv zilele libere, tipurile de activități și șabloanele de email.

Doar pentru administratori

Această secțiune este destinată utilizatorilor cu rol de Administrator și permisiunea CONFIG. Dacă nu aveți acces la aceste funcționalități, contactați administratorul de sistem.

Cerințe preliminare

Înainte de a utiliza funcționalitățile din acest modul, asigurați-vă că:

• Sunteți autentificat în aplicație cu un cont de administrator
• Aveți permisiunea CONFIG activată pentru contul dvs.
• Înțelegeți impactul modificărilor de configurare asupra întregului sistem
• Aveți o listă cu informațiile necesare (zile libere, denumiri activități, etc.)

Prezentare generală

Modulul de configurări vă permite să personalizați comportamentul aplicației pentru a se potrivi nevoilor organizației dvs.:

• Zilele libere - Definirea sărbătorilor legale și a zilelor nelucrătoare care afectează planificarea
• Tipuri de activități - Personalizarea categoriilor de activități și a statusurilor lor
• Șabloane email - Configurarea conținutului emailurilor trimise automat de sistem

Aceste setări sunt globale și afectează toți utilizatorii aplicației.

Configurarea zilelor libere

Setarea sărbătorilor legale și a zilelor nelucrătoare pentru planificarea corectă a activităților.

Când să folosiți această funcție

Configurați zilele libere pentru:

• Sărbători legale naționale (Crăciun, Paște, 1 Decembrie, etc.)
• Zile nelucrătoare specifice companiei
• Alte evenimente care afectează disponibilitatea echipei

Aceste zile vor fi excluse automat din planificările create în sistem.

Pași

1. Accesați pagina de configurări

   Din meniul principal, selectați Configurări sau Setări sistem.

   

   Rezultat: Se deschide pagina cu toate categoriile de configurări disponibile.

2. Navigați la secțiunea Zile libere

   Identificați și accesați secțiunea Zile libere sau Sărbători legale.

   Notă: Veți vedea lista zilelor libere deja configurate, dacă există.

3. Adăugați o zi liberă nouă

   Apăsați butonul Adaugă zi liberă sau + pentru a deschide formularul.

   Completați următoarele informații:

   Câmp	Descriere	Exemplu	Obligatoriu
   Data	Data zilei libere	25.12.2026	Da
   Denumire	Numele sărbătorii sau evenimentului	Crăciunul	Da
   Recurent	Dacă se repetă anual	Da (pentru sărbători fixe)	Nu
   Descriere	Detalii suplimentare (opțional)	Sărbătoare legală	Nu

   Sfat

   Pentru sărbători care se repetă în fiecare an (Crăciun, Anul Nou, 1 Mai, etc.), bifați opțiunea Recurent pentru a nu fi nevoie să le adăugați manual în fiecare an.

4. Salvați ziua liberă

   Apăsați butonul Salvează pentru a adăuga ziua liberă în calendar.

   Rezultat: Ziua liberă va fi luată în considerare automat la crearea planificărilor. Sistemul va avertiza utilizatorii dacă încearcă să programeze activități în această zi.

Modificarea sau ștergerea unei zile libere

• Pentru modificare: Faceți clic pe ziua liberă din listă, modificați datele și salvați
• Pentru ștergere: Selectați ziua liberă și apăsați butonul de ștergere (coș de gunoi)

Atenție

Ștergerea unei zile libere nu afectează planificările deja create. Acestea vor rămâne în sistem chiar dacă ziua respectivă nu mai este definită ca liberă.

Configurarea tipurilor de activități

Personalizarea categoriilor de activități și a statusurilor asociate pentru adaptarea aplicației la procesele dvs. de lucru.

Când să folosiți această funcție

Configurați tipurile de activități pentru:

• Definirea categoriilor de fișe de lucru (Intervenție, Mentenanță, Consultanță, etc.)
• Stabilirea statusurilor prin care trec activitățile (Nou, În lucru, Finalizat, etc.)
• Personalizarea afișării în board-ul Kanban
• Configurarea notificărilor automate pentru anumite statusuri

Pași

1. Accesați secțiunea Tipuri activități

   Din pagina de configurări, navigați la secțiunea Tipuri activități sau Categorii activități.

2. Selectați un tip existent sau creați unul nou

   • Pentru modificare: Faceți clic pe tipul de activitate pe care doriți să îl configurați
   • Pentru creare: Apăsați butonul Adaugă tip activitate

   Introduceți sau modificați:

   • Denumire tipului (ex: "Intervenție urgentă", "Mentenanță preventivă")
   • Descriere (opțional)
   • Culoare pentru identificare vizuală în interfață

3. Configurați statusurile

   Pentru fiecare tip de activitate, puteți defini statusurile prin care poate trece:

   Proprietate status	Descriere	Opțiuni
   Denumire	Numele statusului	Ex: "Nou", "În lucru", "Finalizat"
   Apare în Kanban	Dacă se afișează ca o coloană în board	Da/Nu
   Statusul final	Dacă marchează închiderea activității	Da/Nu
   Notificări automate	Dacă trimite email la schimbarea statusului	Da/Nu
   Culoare	Culoarea de afișare în interfață	Selector de culoare

   Exemplu de configurare

   Pentru un tip "Intervenție", statusurile ar putea fi:

   1. Nou - Apare în Kanban, notificare la creare
   2. Asignat - Apare în Kanban, notificare către tehnician
   3. În lucru - Apare în Kanban
   4. În așteptare - Apare în Kanban
   5. Finalizat - Status final, notificare către manager

4. Salvați configurația

   Apăsați Salvează pentru a aplica modificările.

   Rezultat: Tipul de activitate și statusurile sale vor fi disponibile imediat pentru toți utilizatorii. Board-ul Kanban va reflecta noua configurație.

Modificări la tipuri existente

Dacă modificați un tip de activitate care este deja folosit în sistem:

• Activitățile existente își vor păstra tipul și statusul curent
• Noile statusuri vor fi disponibile pentru toate activitățile
• Dacă ștergeți un status care este în uz, activitățile cu acel status vor trebui reconfigurate manual

Șabloane de email

Personalizarea conținutului emailurilor trimise automat de sistem către utilizatori.

Când să folosiți această funcție

Configurați șabloanele de email pentru:

• Notificări de atribuire a task-urilor
• Alerte de status (activitate finalizată, blocat, etc.)
• Reminder-uri pentru activități sau termene apropiate
• Emailuri de bun venit pentru utilizatori noi
• Notificări de resetare parolă

Pași

1. Accesați secțiunea Șabloane email

   Din pagina de configurări, navigați la Șabloane email sau Template-uri notificări.

2. Selectați șablonul de modificat

   Veți vedea lista șabloanelor disponibile, grupate pe categorii:

   • Utilizatori - Emailuri legate de conturi (bun venit, resetare parolă)
   • Activități - Notificări despre task-uri și fișe
   • Planificare - Alerte despre planificări și termene
   • Sistem - Mesaje administrative

   Faceți clic pe șablonul pe care doriți să îl editați.

3. Editați conținutul șablonului

   Fiecare șablon are următoarele componente:

   Componentă	Descriere	Exemplu
   Subiect	Subiectul emailului	"Ați fost asignat la o nouă activitate"
   Corp email	Conținutul principal al mesajului	Text formatat cu variabile
   Variabile disponibile	Placeholdere dinamice	{{userName}}, {{taskTitle}}

   Variabile disponibile:

   Puteți folosi următoarele variabile în șabloane (acestea vor fi înlocuite automat cu valori reale):

   • {{userName}} - Numele utilizatorului destinatar
   • {{taskTitle}} - Titlul activității/task-ului
   • {{taskDescription}} - Descrierea activității
   • {{dueDate}} - Data limită
   • {{assignedBy}} - Cine a atribuit task-ul
   • {{status}} - Statusul curent
   • {{projectName}} - Numele proiectului (dacă aplicabil)
   • {{link}} - Link către activitate în aplicație
   Exemplu de șablon

   Subiect: Activitate nouă: {{taskTitle}}
   
   Corp:
   Bună ziua {{userName}},
   
   Ați fost asignat la o nouă activitate:
   
   Titlu: {{taskTitle}}
   Descriere: {{taskDescription}}
   Termen limită: {{dueDate}}
   Asignat de: {{assignedBy}}
   
   Pentru a vizualiza detaliile și a lucra la această activitate, accesați:
   {{link}}
   
   Cu respect,
   Echipa Field Focus

4. Previzualizați șablonul (opțional)

   Dacă este disponibilă funcția de previzualizare, apăsați butonul Previzualizare pentru a vedea cum va arăta emailul cu date de exemplu.

5. Salvați șablonul

   Apăsați Salvează pentru a aplica modificările.

   Rezultat: Toate emailurile viitoare de acest tip vor folosi noul șablon. Emailurile deja trimise nu sunt afectate.

Formatare text

Majoritatea șabloanelor suportă formatare HTML de bază pentru stilizare:

• <b>text</b> pentru text îngroșat
• <i>text</i> pentru text italic
• <br> pentru linie nouă
• <a href="URL">link</a> pentru link-uri

Reguli de business

Validări și restricții

• Zilele libere nu pot fi în trecut (doar data curentă și viitoare)
• Tipurile de activități trebuie să aibă cel puțin un status definit
• Șabloanele de email trebuie să conțină variabilele obligatorii pentru tipul respectiv
• Modificările de configurare se aplică imediat pentru toți utilizatorii
• Nu puteți șterge un tip de activitate care este folosit în activități active

Probleme frecvente

Ziua liberă nu apare în calendar

Problemă: Am adăugat o zi liberă, dar nu se reflectă în planificări.

Soluții:

• Verificați că ați salvat corect modificarea
• Asigurați-vă că data introdusă este corectă
• Refreshați pagina de planificare (F5)
• Verificați că utilizatorii folosesc ultima versiune a aplicației

Emailurile nu se trimit

Problemă: Am configurat șablonul, dar utilizatorii nu primesc emailuri.

Soluții:

• Verificați că serverul de email este configurat corect (contactați echipa IT)
• Asigurați-vă că utilizatorii au adrese de email valide în profil
• Verificați că notificările sunt activate pentru tipul de activitate respectiv
• Verificați folderul de spam al utilizatorilor

Statusurile nu apar în Kanban

Problemă: Am creat statusuri noi, dar nu apar în board-ul Kanban.

Soluții:

• Verificați că ați bifat opțiunea Apare în Kanban pentru status
• Salvați modificările și refreshați pagina Kanban
• Asigurați-vă că utilizatorii au permisiunea de a vedea board-ul Kanban
• Verificați că tipul de activitate este activ

Nu pot șterge un tip de activitate

Problemă: Primesc eroare când încerc să șterg un tip de activitate.

Soluții:

• Verificați că nu există activități active cu acest tip
• Arhivați sau finalizați mai întâi toate activitățile cu acest tip
• Dacă este necesar, re-atribuiți activitățile la un alt tip înainte de ștergere

Bune practici

Recomandări

• Planificați zilele libere la începutul fiecărui an pentru anul întreg
• Testați șabloanele de email trimițând un email de test înainte de a le activa
• Documentați tipurile de activități pentru a asigura consistența în utilizare
• Revizuiți periodic configurările pentru a le optimiza în funcție de feedback
• Comunicați schimbările către echipă înainte de a modifica configurări majore

Subiecte conexe

• Managementul Utilizatorilor - Administrarea utilizatorilor și rolurilor
• Resurse Umane - Gestionarea angajaților și departamentelor
• Rapoarte - Generarea de rapoarte bazate pe configurări