Resurse Umane - Concedii și Absențe

Modulul de Resurse Umane vă permite să gestionați cererile de concediu și absențele angajaților. Puteți crea cereri de concediu, le puteți aproba sau respinge (dacă sunteți manager), și puteți vizualiza calendarul concediilor echipei.

Cerințe preliminare

Înainte de a utiliza modulul HR, asigurați-vă că:

• Sunteți autentificat în aplicație
• Aveți permisiunea HR atribuită rolului dvs.
• Cunoașteți politicile interne privind concediile și absențele
• Pentru aprobări, aveți rol de manager sau administrator

Prezentare generală

Modulul HR oferă un sistem complet de gestionare a concediilor, care include:

• Crearea și vizualizarea cererilor de concediu
• Fluxul de aprobare/respingere pentru manageri
• Calendarul vizual al absențelor echipei
• Tipuri multiple de concedii (odihnă, medical, fără plată)
• Notificări automate pentru toate părțile implicate

Acesta simplifică procesul de solicitare și aprobare a concediilor, oferind transparență și reducând comunicările inutile.

Vizualizarea concediilor

Accesarea modulului HR

Pentru a accesa lista de cereri de concediu:

1. Deschideți meniul principal

   Din partea stângă a ecranului, selectați opțiunea HR.

   

   Se va deschide modulul de Resurse Umane cu lista tuturor cererilor de concediu.

2. Examinați lista de cereri

   În listă veți vedea toate cererile de concediu cu informații importante:

   • Numele angajatului
   • Tipul de concediu
   • Perioada (data de început și sfârșit)
   • Statusul cererii
   • Data creării cererii

Înțelegerea statusurilor

Fiecare cerere de concediu are unul dintre următoarele statusuri:

Status	Descriere	Acțiuni disponibile
Inițiată	Cererea a fost creată și așteaptă aprobare	Poate fi aprobată sau respinsă de manager
Aprobată	Cererea a fost aprobată de manager	Poate fi anulată (în funcție de politici)
Respinsă	Cererea a fost respinsă de manager	Nu necesită acțiuni; poate fi creată o nouă cerere
Anulată	Cererea a fost anulată de angajat sau admin	Nu necesită acțiuni

Informație

Statusurile sunt actualizate automat și toate părțile implicate primesc notificări la fiecare schimbare.

Crearea unei cereri de concediu

Pasul 1: Inițierea cererii

1. Apăsați butonul Adaugă cerere

   În pagina principală a modulului HR, găsiți și apăsați butonul Adaugă cerere sau + Cerere nouă.

   Se va deschide formularul de creare a cererii de concediu.

Pasul 2: Completarea formularului

2. Selectați tipul de concediu

   Din lista derulantă, alegeți tipul corespunzător:

   • Concediu de odihnă - Pentru vacanțe și zile libere planificate
   • Concediu medical - Pentru concedii medicale (poate necesita documente)
   • Concediu fără plată - Pentru absențe neplătite
   • Alte absențe - Pentru situații speciale

   Notă: Fiecare tip de concediu poate avea reguli diferite de aprobare și calcul al zilelor disponibile.

3. Selectați perioada

   Specificați intervalul de timp pentru concediu:

   • Data de început - Prima zi de absență
   • Data de sfârșit - Ultima zi de absență
   Sugestie

   Sistemul calculează automat numărul de zile lucrătoare din perioada selectată, excluzând weekendurile și sărbătorile legale.

4. Adăugați un motiv (opțional)

   În câmpul Motiv sau Observații, puteți adăuga detalii suplimentare:

   • Motivul cererii (de exemplu, "vacanță de vară")
   • Informații de contact în caz de urgență
   • Alte precizări relevante

   Notă: Deși acest câmp este opțional, completarea lui ajută managerul să înțeleagă mai bine cererea.

Pasul 3: Salvarea cererii

5. Salvați cererea

   Apăsați butonul Salvează sau Trimite cerere.

   Cererea va fi creată cu statusul INIȚIATĂ, iar șeful dvs. direct va primi o notificare automată pentru aprobare.

   Ce urmează

   După salvare, cererea apare în lista dvs. de cereri și în lista managerului pentru aprobare. Veți primi o notificare când cererea va fi aprobată sau respinsă.

Tipuri de concediu

Concediu de odihnă

Cel mai comun tip de concediu, utilizat pentru:

• Vacanțe planificate
• Zile libere personale
• Pauze de odihnă

Reguli:

• Se deduc din zilele de concediu anuale disponibile
• Necesită aprobare de la manager
• Se recomandă solicitarea cu cel puțin 2 săptămâni înainte

Concediu medical

Utilizat pentru absențe din motive medicale:

• Boli
• Investigații medicale
• Recuperare post-operatorie

Reguli:

• Poate necesita certificat medical (în funcție de politici)
• Unele organizații permit adăugarea ulterioară a documentelor
• Nu se deduce din zilele de concediu de odihnă

Concediu fără plată

Pentru situații când angajatul dorește zile libere suplimentare:

• Situații personale
• Călătorii extinse
• Alte necesități

Reguli:

• Nu este plătit
• Necesită aprobare de la manager și HR
• Poate avea limitări de durată conform politicilor interne

Alte absențe

Categorie pentru situații speciale:

• Evenimente familiale (nunți, înmormântări)
• Obligații legale (citații)
• Alte situații neprevăzute

Reguli:

• Fiecare caz poate fi evaluat individual
• Poate necesita documente justificative
• Aprobarea depinde de circumstanțe

Aprobarea și respingerea cererilor (pentru manageri)

Dacă aveți rol de manager, puteți aproba sau respinge cererile de concediu ale echipei dvs.

Vizualizarea cererilor pendinte

1. Accesați lista de cereri

   În modulul HR, veți vedea toate cererile echipei dvs., inclusiv cele în status INIȚIATĂ.

2. Identificați cererile care necesită acțiune

   Cererile în status INIȚIATĂ sunt cele care așteaptă decizia dvs.

   Indicator vizual

   Cererile pendinte pot fi marcate cu o culoare specială sau un indicator vizual pentru a le identifica rapid.

Procesul de aprobare

3. Deschideți cererea pentru detalii

   Apăsați pe cererea dorită pentru a vedea toate informațiile:

   • Numele angajatului
   • Tipul și durata concediului
   • Motivul specificat
   • Numărul de zile solicitate
   • Impactul asupra echipei (dacă există alți angajați în concediu în aceeași perioadă)

4. Aprobați cererea

   Dacă cererea este justificată și nu afectează negativ activitatea echipei:

   • Apăsați butonul Aprobă sau Acceptă
   • Confirmați acțiunea în dialog

   Statusul cererii se va schimba în APROBATĂ, iar angajatul va primi o notificare automată.

Procesul de respingere

4. Respingeți cererea (alternativ)

   Dacă cererea nu poate fi aprobată:

   • Apăsați butonul Respinge
   • Adăugați un motiv pentru respingere (recomandat) - de exemplu, "Perioada suprapusă cu proiect critic" sau "Prea mulți colegi în concediu în aceeași perioadă"
   • Confirmați acțiunea

   Statusul cererii se va schimba în RESPINSĂ, iar angajatul va primi o notificare cu motivul respingerii.

   Comunicare eficientă

   Adăugarea unui motiv clar pentru respingere ajută angajatul să înțeleagă decizia și să reprogrameze cererea în mod adecvat.

Criterii de decizie

Când evaluați o cerere de concediu, luați în considerare:

• Disponibilitatea echipei - Câți membri sunt deja în concediu
• Proiecte critice - Există deadline-uri importante în perioada respectivă?
• Politici interne - Respectarea regulilor companiei privind preavizul
• Echitate - Distribuirea echitabilă a concediilor în echipă
• Urgența - Concediile medicale sau situațiile de urgență au prioritate

Calendarul concediilor

Calendarul oferă o vizualizare grafică a tuturor absențelor echipei, facilitând planificarea.

Accesarea calendarului

1. Apăsați pe tab-ul Calendar

   În partea de sus a modulului HR, selectați tab-ul Calendar sau Vizualizare calendar.

   

   Se va afișa calendarul cu toate concediile marcate.

2. Navigați între luni

   Folosiți săgețile ← și → pentru a vizualiza lunile anterioare sau următoare.

   Notă: Puteți naviga în trecut pentru a vedea istoricul concediilor sau în viitor pentru planificare.

3. Observați zilele marcate

   În calendar, zilele de concediu sunt marcate cu culori diferite, de obicei:

   • Verde - Concedii de odihnă aprobate
   • Galben - Concedii în așteptare (inițiate)
   • Roșu - Concedii medicale
   • Gri - Concedii fără plată sau alte absențe
   Sugestie

   Treceți cu mouse-ul peste zilele colorate pentru a vedea detalii despre concediu (nume angajat, tip, status).

Beneficiile calendarului

Calendarul vă ajută să:

• Vizualizați rapid perioadele când echipa este subdimensionată
• Planificați proiecte luând în considerare absențele
• Evitați suprapunerea mai multor concedii
• Identificați perioadele de vârf pentru concedii

Probleme frecvente

Există deja un concediu în această perioadă

Problemă: La salvarea cererii, primiți mesajul "Există deja un concediu în această perioadă".

Cauză: Perioada selectată se suprapune cu o altă cerere de concediu deja aprobată sau în așteptare.

Soluții:

1. Verificați calendarul concediilor - Vedeți ce cerere existentă se suprapune
2. Modificați perioada cererii - Alegeți alte date care nu se suprapun
3. Anulați cererea anterioară - Dacă cererea veche nu mai este necesară, anulați-o înainte de a crea una nouă
4. Contactați administratorul - Dacă credeți că este o eroare, solicitați asistență

Nu pot aproba o cerere

Problemă: Butonul de aprobare nu este disponibil sau primiți mesajul "Nu aveți permisiunea de a aproba".

Cauză: Nu aveți drepturile necesare pentru a aproba cereri.

Soluții:

1. Verificați rolul dvs. - Trebuie să fiți manager direct sau administrator
2. Contactați persoana responsabilă - Redirecționați cererea către managerul corect
3. Solicitați permisiuni - Discutați cu administratorul despre acordarea drepturilor de aprobare

Cererea nu apare în listă

Problemă: După crearea cererii, aceasta nu apare în listă.

Soluții:

1. Reîmprospătați pagina - Apăsați F5 sau butonul de refresh al browserului
2. Verificați filtrele - Asigurați-vă că nu aveți filtre active care ascund cererea
3. Verificați statusul - Unele vizualizări afișează doar cereri cu anumite statusuri
4. Așteptați câteva secunde - Salvarea poate dura puțin timp

Calendar gol sau incomplet

Problemă: Calendarul nu afișează concediile sau afișează doar o parte.

Soluții:

1. Verificați luna selectată - Asigurați-vă că vizualizați luna corectă
2. Verificați permisiunile - Este posibil să vedeți doar concediile echipei dvs.
3. Reîmprospătați calendarul - Navigați la o lună diferită și reveniți
4. Verificați filtrele - Unele filtre pot ascunde anumite tipuri de concedii

Reguli de business

Reguli importante

• O singură cerere activă per perioadă - Nu puteți avea două cereri aprobate care se suprapun
• Zilele de weekend - Sâmbăta și duminica nu se scad din concediul de odihnă (dacă sunt în mijlocul perioadei)
• Sărbători legale - Nu se scad din zilele de concediu
• Modificarea cererilor aprobate - De obicei necesită anularea și recrearea cererii
• Notificări automate - Toate părțile implicate (angajat, manager, HR) primesc notificări la fiecare schimbare de status

Atenție

• Preaviz recomandat - Solicitați concediile cu cel puțin 2 săptămâni înainte pentru șanse mai mari de aprobare
• Certificat medical - Pentru concedii medicale mai lungi de 3 zile, poate fi necesar certificat
• Politici interne - Respectați întotdeauna regulile specifice ale companiei dvs. privind concediile

Important

• Absențe nejustificate - Absența fără o cerere aprobată poate avea consecințe disciplinare
• Modificări de ultim moment - Anularea unui concediu aprobat poate afecta planificarea echipei
• Documentație obligatorie - Unele tipuri de concedii TREBUIE însoțite de documente justificative

Subiecte conexe

• Planificare și taskuri - Vedeți cum concediile afectează planificarea
• Gestionarea utilizatorilor - Aflați cum se gestionează rolurile și permisiunile
• Rapoarte - Generați rapoarte despre absențe și concedii